Factura simplificada: cuándo puedes emitirla y qué datos necesita

El ticket de la cafetería, el del parking o el de la peluquería son facturas. Facturas simplificadas, pero facturas: tienen número, serie y fecha, y con VeriFactu se registran y se envían a la AEAT igual que las demás.

La simplificada existe para que no tengas que pedirle el NIF y la dirección a cada persona que te compra un café. A cambio tiene límites de importe, no sirve para cualquier operación y no le vale a cualquier cliente. Vamos por partes.

Cuándo puedes emitir una factura simplificada

La regula el artículo 4 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Hay tres supuestos.

1. Hasta 400 €, IVA incluido, en cualquier actividad

Es la regla general: si el importe de la factura no supera los 400 € con el IVA incluido, puedes emitirla simplificada, sea cual sea tu actividad. El mismo apartado permite también la simplificada cuando lo que hay que expedir es una factura rectificativa.

2. Hasta 3.000 €, IVA incluido, en algunos sectores

El apartado 2 del mismo artículo sube el límite a 3.000 € para una lista cerrada de operaciones:

• ventas al por menor;
• ventas o servicios en ambulancia;
• ventas o servicios a domicilio del consumidor;
• transporte de personas y sus equipajes;
• hostelería y restauración (restaurantes, bares, cafeterías y similares), y el suministro de comidas y bebidas para consumir en el lugar;
• salas de baile y discotecas;
• servicios telefónicos en cabinas públicas o con tarjetas que no identifican al portador;
• peluquería e institutos de belleza;
• uso de instalaciones deportivas;
• revelado de fotografías y estudios fotográficos;
• aparcamiento y estacionamiento de vehículos;
• alquiler de películas;
• tintorería y lavandería;
• uso de autopistas de peaje.

Si tu actividad no está en la lista, tu límite es 400 €, aunque vendas al público.

3. Con autorización de la AEAT

El Departamento de Gestión Tributaria puede autorizar la simplificada en otros casos cuando las prácticas comerciales del sector o las condiciones técnicas de expedición lo justifiquen. Es una autorización que se pide; no se presume.

Cuándo no se puede, aunque el importe sea pequeño

El apartado 4 excluye varias operaciones aunque estén por debajo del límite. Las que más te pueden afectar son las entregas intracomunitarias de bienes exentas (vender a una empresa de otro país de la UE) y las ventas a distancia a consumidores de otros Estados miembros. En esos casos toca factura completa siempre.

Qué datos tiene que llevar

El artículo 7.1 fija el contenido mínimo:

• Número y, en su caso, serie. La numeración es correlativa, como en cualquier factura.
• Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• Tu NIF y tu nombre y apellidos o razón social completos.
• Qué vendes: una identificación de los bienes o servicios.
• El tipo de IVA aplicado. Puedes añadir la expresión «IVA incluido».
• El importe total.
• Si es rectificativa, la referencia a la factura que rectifica y lo que se modifica.
• Las menciones especiales que correspondan («exenta», régimen especial, etc.).

Lo que no necesita es lo que hace pesada una factura completa: los datos del cliente y el desglose de la cuota de IVA. Si en un mismo ticket hay productos con tipos de IVA distintos, eso sí, hay que separar la parte que corresponde a cada tipo.

El problema: tu cliente es una empresa y quiere deducirse el IVA

Aquí empiezan las preguntas. Un autónomo o una empresa que te compra algo para su negocio no puede deducirse el IVA con una simplificada normal, porque en ella no aparece ni su NIF ni la cuota de IVA desglosada. Necesita una factura en la que figure él.

El Reglamento da dos salidas:

La simplificada «cualificada» (art. 7.2 y 7.3). Si el cliente es empresario o profesional y te lo pide, a la simplificada se le añaden su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada. Con eso ya puede deducirse el IVA. Lo mismo si es un particular que la necesita para ejercer algún derecho de naturaleza tributaria. En VeriFactu, la AEAT pide registrarla como F1, igual que una factura completa, no como F2.

La factura completa. Directamente, una factura ordinaria con todos los datos de las dos partes.

¿Y si te la pide después de haberle dado el ticket?

Pasa mucho: el cliente paga, se lleva el ticket y a los días vuelve pidiendo «la factura con mis datos». Puedes sustituir la simplificada por una completa, y el artículo 15 del Reglamento aclara que esa factura no es una rectificativa, siempre que el ticket original cumpliera los requisitos del artículo 7.1. No se está corrigiendo un error: se está cambiando un documento válido por otro más completo.

En VeriFactu ese caso tiene su propia clave: F3, «factura emitida en sustitución de facturas simplificadas facturadas y declaradas». El registro F3 identifica las simplificadas a las que sustituye (número, serie y fecha) y las simplificadas originales siguen registradas como estaban. No se anulan: no se emitieron por error.

Lo que no es una sustitución es corregir un ticket que tenía un importe o un IVA mal. Eso sí es una rectificativa, y para las simplificadas el código es siempre el R5. Lo explicamos en Factura rectificativa o anulación VeriFactu.

La forma más sencilla de evitarlo: preguntar antes de cobrar

La mejor sustitución es la que no hace falta. Si vendes a empresas y a particulares, basta con preguntar al cobrar: «¿Necesitas factura a nombre de alguna empresa?». Si la respuesta es sí, se emite una factura completa desde el principio con sus datos, y te ahorras un segundo documento, un segundo registro en la AEAT y una conversación días después.

Cómo funciona en Chiklin

En Chiklin eliges el tipo al crear la factura: Ordinaria, Simplificada o Rectificativa. Al elegir Simplificada desaparece el bloque del cliente, y el PDF sale con el título FACTURA SIMPLIFICADA y sin «Facturado a». Se numera en tu serie, se registra como F2 y, si tienes VeriFactu activado, se envía a la AEAT al emitirla.

Algunas cosas que conviene saber, para que no te sorprendan:

• Chiklin aplica el límite de 400 € a todas las simplificadas, sea cual sea tu sector. Si el total pasa de 400 € te avisa en el momento y no te deja emitirla como simplificada: hay que hacerla Ordinaria. El límite de 3.000 € de los sectores del apartado 2 no está disponible todavía (el cambio se hace manual escribiendo a hola@chiklin.com).
• No emite todavía la simplificada cualificada ni la factura de sustitución F3. Si tu cliente es una empresa que quiere deducirse el IVA, emítele una Ordinaria con sus datos desde el principio. Si ya le diste una simplificada y te pide la completa, consulta con tu asesor cómo hacerlo.
• Los cobros de Stripe se facturan solos. Si conectas tu cuenta de Stripe, cada cobro en euros genera su factura automáticamente. Cuando el pago trae el nombre y el NIF del comprador, se emite una Ordinaria; si no los trae y el importe es de 400 € o menos, una Simplificada; y si no los trae y pasa de 400 €, una Ordinaria con datos provisionales que tendrás que completar.
• Rectificar un ticket es R5, y Chiklin lo comprueba. Si eliges R5, solo te deja buscar facturas simplificadas, y no te deja rectificar una simplificada con R1–R4.

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Fuentes: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, arts. 4, 7 y 15 (BOE) · Preguntas frecuentes sobre procedimientos de facturación VeriFactu (AEAT)