Qué hacer si un cliente no te paga una factura: del recordatorio a la reclamación

Emitir la factura es la mitad del trabajo. La otra mitad es cobrarla, y ahí es donde muchos autónomos pierden tiempo, dinero y paciencia: el cliente que «lo mira esta semana», la transferencia que «ya está ordenada» o el silencio sin más.

La buena noticia es que la ley está bastante de tu lado, y que la mayoría de los impagos se arreglan mucho antes de llegar a un juzgado. Vamos de lo más suave a lo más serio.

Primero: cuándo está vencida una factura

Entre empresas y autónomos manda la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad (artículo 4):

• Si no habéis pactado plazo, el cliente tiene 30 días naturales desde que recibió el servicio o la mercancía.
• Podéis pactar un plazo más largo, pero nunca de más de 60 días. Un «pago a 90 días» entre empresas no vale, aunque lo firméis.

Por eso conviene que la propia factura diga cuándo vence. Una fecha de vencimiento escrita en la factura evita discusiones de «yo pensaba que era a 60 días» y es la fecha a partir de la cual todo lo demás empieza a contar.

Esto es para operaciones entre empresas y profesionales. Si tu cliente es un particular, la Ley 3/2004 no se aplica; lo que habléis y el Código Civil son la referencia.

Lo que la ley te da en cuanto vence (sin pedirlo)

Aquí está lo que casi nadie sabe. Desde el día siguiente al vencimiento, y sin necesidad de avisar ni de reclamar nada (artículo 5), el cliente que se retrasa te debe:

1. Intereses de demora. Si no pactasteis otros, el tipo legal es el del Banco Central Europeo más 8 puntos (artículo 7). Se publica cada seis meses en el BOE: para el segundo semestre de 2026 es el 10,40 % anual.
2. 40 € por cada factura pagada tarde (artículo 8), en concepto de costes de cobro. Es una cantidad fija, se suma a la deuda sin tener que pedirla y el Tribunal Supremo ha confirmado que es por factura: si un cliente te paga tarde cinco facturas, son 200 €. Si tus costes reales de cobro (un abogado, por ejemplo) son mayores, puedes reclamar también la diferencia.

¿Hay que cobrarlos siempre? No. Con un buen cliente que se retrasa una semana, reclamar los 40 € puede costarte más relación de lo que vale. Pero es un argumento muy útil cuando el retraso se alarga: «si pagas esta semana, no te reclamo los intereses ni los 40 € por factura» suele mover más que cualquier recordatorio.

Paso 1: antes de que venza, un recordatorio

La forma más barata de cobrar es que el cliente no se olvide. Un correo corto unos días antes del vencimiento, con la factura adjunta, resuelve una parte sorprendente de los retrasos: muchos impagos no son mala fe, son una factura que se quedó en una bandeja de entrada.

Hazlo antes del vencimiento, no después. Un «te recuerdo que la factura vence el día 15» es información; un «la factura venció hace diez días» ya es una reclamación, y suena a eso.

Paso 2: vencida, una reclamación amistosa

Si vence y no ha llegado el pago:

1. Comprueba primero tu lado. ¿Llegó la factura a la persona correcta? ¿Tiene sus datos fiscales bien? En empresas medianas, una factura sin el número de pedido o enviada al correo equivocado se queda parada en contabilidad sin que nadie te lo diga.
2. Escribe o llama, en tono neutro: número de factura, importe, fecha de vencimiento y cómo pagar (tu IBAN). Pregunta si hay algún problema con ella.
3. Ofrece una salida si el problema es de liquidez: un pago fraccionado con fechas concretas es mejor que una deuda indefinida.

Guarda por escrito todo lo que hables. Te hará falta si esto sigue.

Paso 3: reclamación formal y fehaciente

Si con lo anterior no ha funcionado, toca dejar constancia de que has reclamado de forma que el cliente no pueda negar haberla recibido: un burofax con certificación de contenido, un requerimiento notarial o, como mínimo, un correo certificado con acuse de recibo.

En ese escrito:

• identifica la factura o facturas, el importe y la fecha de vencimiento;
• reclama el principal y, si quieres, los intereses de demora y los 40 € por factura;
• da un plazo razonable para pagar (diez o quince días) y avisa de que, si no, acudirás a la vía judicial.

Este paso no es solo una presión más. Tiene dos usos prácticos:

• Desde abril de 2025 suele ser obligatorio antes de ir al juzgado. La Ley Orgánica 1/2025 exige haber intentado una solución negociada antes de demandar, y la mayoría de juzgados lo aplica también a la petición de monitorio. Un burofax con una propuesta de pago es la forma habitual de acreditarlo.
• Te sirve para recuperar el IVA si al final no cobras (lo vemos abajo).

Paso 4: el procedimiento monitorio

Si tampoco hay respuesta, el camino judicial más habitual para cobrar una factura es el proceso monitorio (artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil). Está pensado justo para esto: deudas de dinero, vencidas y que puedes documentar con facturas, albaranes o correos.

• La petición inicial no necesita abogado ni procurador, sea cual sea el importe.
• El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días.
• Si no hace nada, tienes un título para ejecutar: embargo de cuentas, de créditos, de bienes.
• Si se opone, el asunto pasa a un juicio, y por encima de 2.000 € ese escrito de oposición ya necesita abogado y procurador. Aquí ya merece la pena que te asesore un profesional.

En la práctica, muchos deudores pagan al recibir el requerimiento del juzgado: es el momento en que la deuda deja de ser «ya te pagaré».

Y si no vas a cobrar: recupera el IVA

Esta es la parte que más duele: si emitiste la factura, ya ingresaste el IVA en tu Modelo 303 aunque el cliente no te haya pagado. La ley te deja recuperarlo, con requisitos (artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA):

1. Que haya pasado un año desde el devengo sin cobrar. Si tu volumen de operaciones del año anterior no pasó de 6.010.121,04 €, como casi todos los autónomos y pymes, puede ser seis meses.
2. Que esté reflejado en tus libros registro.
3. Que el cliente sea empresario o profesional, o que la base imponible pase de 50 €.
4. Que hayas reclamado el cobro judicialmente, por requerimiento notarial o, desde 2023, por cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación. Aquí es donde el burofax del paso 3 vale su peso en oro.

Cumplido eso, tienes seis meses para emitir una factura rectificativa por el IVA no cobrado (con el código R3, créditos incobrables) y comunicarlo a la AEAT. Si recuperas el dinero más adelante, tendrás que volver a declarar ese IVA.

Para la base imponible (el importe sin IVA), en estimación directa el impago puede deducirse como pérdida por deterioro cuando hayan pasado seis meses desde el vencimiento (artículo 13.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, que el IRPF aplica en estimación directa). Los detalles dependen de tu régimen: consúltalo con tu asesor antes de cerrar el trimestre.

Cómo te ayuda Chiklin a cobrar

Chiklin no reclama deudas por ti, pero sí cubre la parte que evita la mayoría de impagos:

• Vencimiento en la factura. Eliges la forma de pago y el plazo (por ejemplo, a 30 días) y la factura imprime la fecha de vencimiento y la forma de pago. Los valores por defecto se configuran en Herramientas → Impuestos.
• Aviso de cobro antes del vencimiento. Lo activas en cada factura, en «Condiciones de pago», y Chiklin envía al cliente un correo los días que elijas antes del vencimiento (3 por defecto), con la factura en PDF. Necesita que el cliente tenga email en su ficha. Solo se envía en el entorno Real (en Pruebas los clientes son de mentira) y no se envía si ya la has marcado como pagada.
• Sabes qué te deben. Cada factura avanza de Emitida a Enviada y a Pagada, y el panel te enseña cuánto tienes pendiente de cobro y cuánto está ya vencido.
• Rectificativa R3 para recuperar el IVA. Cuando un impago se da por perdido, la rectificativa por créditos incobrables se emite desde «Nueva factura» y queda registrada como cualquier otra.

Crea tu cuenta gratis y configura el aviso de cobro en tus próximas facturas: es el recordatorio que siempre te olvidas de mandar.

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Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento de un abogado o asesor fiscal para tu caso concreto.

Fuentes: Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, arts. 4, 5, 7 y 8 (BOE) · Resolución de 30 de junio de 2026, tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026 (BOE) · Ley 37/1992 del IVA, art. 80.Cuatro (BOE) · Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil, arts. 812 a 818 (BOE) · Ley Orgánica 1/2025, de medidas en materia de eficiencia del Servicio Público de Justicia (BOE) · El Tribunal Supremo fija que el deudor moroso debe abonar 40 euros por cada factura pagada fuera de plazo (CGPJ)