Por qué necesitas un software de facturación
Equipo Chiklin · 15 de septiembre de 2026 · 5 min de lectura
Durante años, facturar con una plantilla de Word o una hoja de Excel ha sido perfectamente normal. Funcionaba: rellenabas los datos, exportabas a PDF y lo mandabas por correo. Si facturas cuatro veces al mes, cuesta ver qué problema hay.
El problema es que a partir de 2027 esa forma de trabajar deja de ser legal en España, y que mucho antes de esa fecha ya te está costando dinero y riesgos que probablemente no tienes contabilizados.
Vamos con las dos cosas por separado: primero lo que te obliga la ley, y después lo que deberías querer aunque no te obligara nadie.
La parte obligatoria: VeriFactu
El Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 exige que todas las facturas se emitan desde un sistema informático de facturación (SIF) que cumpla unos requisitos concretos: que los registros sean íntegros, trazables, conservados e inalterables.
Las fechas:
- Empresas (sujetos del Impuesto sobre Sociedades): 1 de enero de 2027
- Autónomos y resto de obligados: 1 de julio de 2027
Y aquí está la clave que se malinterpreta constantemente: Excel no es un SIF y no puede serlo. No es una cuestión de que Microsoft no lo haya adaptado todavía. Una hoja de cálculo permite, por diseño, abrir un fichero de hace seis meses, cambiar un importe y guardarlo sin que quede constancia de nada. Esa capacidad —lo que la Agencia Tributaria llama software de doble uso— es exactamente lo que el Reglamento persigue eliminar.
Lo mismo aplica a las plantillas de Word, a los documentos de Google y a cualquier sistema casero donde el número de factura lo escribes tú a mano.
Si quieres el detalle de qué es VeriFactu, en qué se diferencia del SII y cómo funciona el encadenamiento por huella, lo explicamos en ¿Qué es VeriFactu y para cuándo lo necesito?.
La parte que ya te está costando ahora
Dejemos la ley a un lado. Aunque 2027 no existiera, hay cuatro problemas que aparecen siempre y que un programa resuelve de raíz.
1. La numeración correlativa es más frágil de lo que parece
La normativa exige que las facturas de una misma serie lleven numeración correlativa, sin huecos y sin duplicados. Suena trivial hasta que ocurre cualquiera de estas cosas:
- Empiezas una factura, el cliente cancela el pedido y borras el archivo. Acabas de dejar un hueco.
- Duplicas el fichero del mes pasado para aprovechar el formato y se te olvida cambiar el número. Acabas de emitir dos facturas con el mismo número.
- Cambias de año y reinicias la numeración sin haber dejado claro que es otra serie.
Cada uno de esos tres despistes es un defecto formal en una inspección. Y lo peor es que no te enteras cuando pasa: te enteras dos años después, cuando alguien revisa el histórico completo.
Un programa lleva el contador él. No hay hueco posible porque tú no escribes el número.
2. El tiempo se va en donde no lo ves
El tiempo de facturar no está en escribir la factura. Está en todo lo de alrededor: buscar el NIF del cliente en un correo antiguo, comprobar cuál fue el último número que usaste, recalcular el IVA, revisar si ya te pagaron la del mes pasado, rehacer el PDF porque te comiste el recargo de equivalencia.
Con veinte facturas al mes, eso son varias horas. Horas que facturarías a tu tarifa si las dedicaras a trabajar.
3. Los datos fiscales mal puestos vuelven
Un NIF con la letra de control equivocada, un código postal que no corresponde a la provincia, un tipo de IVA que no tocaba. En una plantilla, nada te avisa: el documento se genera igual de bonito con los datos mal.
El coste no es el error en sí, es rehacerlo: la factura ya emitida no se corrige borrándola, se corrige con una factura rectificativa que referencia a la original. Si nunca has hecho una, es justo el tipo de cosa que te come una mañana entera.
4. En el trimestre no tienes los números a mano
Llega el momento del Modelo 303 y toca sumar: IVA repercutido de las facturas emitidas, IVA soportado deducible de los gastos, separado por tipo impositivo. Si todo vive en carpetas de PDFs y en una hoja aparte que no siempre actualizaste, esa suma es manual y es donde aparecen los errores.
Un programa que guarda facturas y gastos en el mismo sitio te da ese desglose calculado.
Qué mirar al elegir uno
No todos los programas sirven, y algunos de los que se anuncian como "adaptados a VeriFactu" cubren solo una parte. Cuatro preguntas que conviene hacer:
¿Envía de verdad a la AEAT, o solo genera el QR? Son cosas distintas. La modalidad VERI*FACTU implica remitir cada registro a la Agencia Tributaria en el momento de emitir. Un PDF con un QR bonito pero sin remisión no es lo mismo.
¿El fabricante tiene publicada su declaración responsable? El Reglamento obliga al productor del software a declarar formalmente que su sistema cumple. Es un documento público y verificable: si no lo encuentras en su web, pregunta por qué. La nuestra está aquí.
¿Puedes probar antes de emitir en real? Una factura emitida y remitida a la AEAT no se borra. Poder practicar en un entorno de pruebas, contra la preproducción de la Agencia Tributaria, evita que tus primeros errores sean definitivos.
¿Qué pasa con tus datos si te vas? Exportación a Excel o CSV sin coste añadido. Si no puedes sacar tu histórico, no es tu histórico.
No hace falta esperar a 2027
La tentación es dejarlo para diciembre de 2026. No lo recomendamos, por una razón práctica: la numeración correlativa empieza a contar desde la primera factura que emitas con el nuevo sistema. Migrar en enero, a mitad de ejercicio y con prisa, es bastante más incómodo que empezar un año limpio.
Y hay un motivo más simple: cuanto antes dejes de pelearte con la plantilla, antes recuperas esas horas.
Chiklin es software de facturación conforme a VeriFactu para autónomos y pequeñas empresas españolas. El plan gratuito incluye 25 facturas al mes, sin tarjeta y sin periodo de prueba, y todas las cuentas tienen un entorno de Pruebas contra la preproducción de la AEAT para que practiques sin consecuencias. Crea tu cuenta gratis.